剃刀

综合技能之解决问题的七个步骤

发布时间:2023/12/9 17:14:03   
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职场综合技能主要有五个方面的内容,分别是:沟通写作解决问题图表分析项目管理前面三个技能是个人与组织协同的基础,后面两个是组织管理的基本技能,上述五个方面的学习将可以提升自我工作素养,并由此逐渐成为一名合格的领导者。本文主要说明解决问题的七个步骤,这在实际工作中经常应用,本文旨在用简明扼要的文字,让大家能够实际操作。1、陈述问题,以事实为依据解决问题的前提是理解问题,而理解问题的依据是事实。已经发生的事实是我们要面对的首要问题,虽然在实际工作中不乏会预判可能发生的情况,即对未来可能将要发生的问题的预判,然而即便这些是未曾发生的预测,也一样基于已经发生的事实端倪,因此一切问题基于事实,纯粹毫无事实根据的预设,即为臆测,那将妨碍我们的决策。在陈述问题的时候,我们要清晰地表达什么事实,什么我们的观点,以及什么是我们的感受。对很多人来说,分辨这三者有些困难,但只要我们在说明之前略加反省,是可以把握的,限于篇幅这里不举例说明,如果想要详细了解,建议阅读《非暴力沟通》这本书。2、分析问题,找出原因并以数据说明在工作中,想要找出问题的原因,需要基于数据统计,缺乏统计结果支持的原因,在大概率上就只能是经验和猜想。在分析问题的时候可以用“问句”的形式,将问题提出来,并在一个主要问题下设立若干问题,然后以事实数据作为问题解答的引导。比如在营销招商中,主要问题为:本期时间内的营销招商工作成效为什么不理想?然后在此主要问题下设立若干问题,进行分解和分析,例如:是宣传推广的力度不够?-是线上推广力度不够?还是线下活动组织较少?是来访量不足?-是拜访量不足?接待准备不足?还是项目本身缺陷较大或者周边市场竞争激烈?是客户来访后的洽谈有问题?-是产品问题?价格问题?还是其他原因?我们还可以根据一些现成的框架来思考,比如营销4P:产品、价格、渠道、促销。营销如果有问题,大概率是这四个方面的某些方面出了问题,如果有日常的工作日志和数据统计,那么我们很快就能分析出原因。3、去掉非关键问题(重点原因或瓶颈)在如此众多的问题原因中,我们需要去掉非关键问题,我们需要找出问题的重点原因,而之所以是重点原因的分析,就需要进行严密的逻辑推理思考,主要的逻辑推理有四种情况:正反馈:A增加,B会进一步增加负反馈:A增加,B会减少延迟:A发生,B会延迟发生这虽然是一组简单的逻辑关系,但在实际工作中,我们须有能力分辨出其中的因果,从而对于相关问题有一个判断。需要阐明的是重点问题不一定是普遍存在的问题,但普遍存在的问题一定是系统问题,因此对于经常发生且在工作中普遍存在的问题,我们需要改进系统,比如工作流程,这方面往往较难或需要较长时间处理;而对于单一问题,但严重性足以影响到整体,那我们就仅仅是解决个案,这相对容易处理。4、思考解决方案(至少三个)任何问题都会有三种以上的解决方案,实际上会更多,因为所有事物的发生都是多种原因造成的,当我们分析出了问题的重点原因,就需要思考几种不同的解决方案,以便于我们处理问题的灵活性。在思考解决方案的时候我们需要考虑“多角度共赢的原则”,多角度即从多个方面来假设,然后通过事实论证,共赢的意思是我们的解决方案不能有损于工作中的任何一方,这不仅仅是面对外部客户,还需要考虑内部客户即员工,以及上下游共赢链,只有形成多赢的局面,我们的工作成效才能够持久,才能够建立信用。5、决策解决方案(奥卡姆剃刀原理)当我们面临多种方案需要决策的时候,就需要用到奥卡姆剃刀原理,这个原理称为“如无必要,勿增实体”,即“简单有效原理”。在评估同样有效的前提下,我们应该选择更简单的方法,如果评估效果相差不大,那我们同样应该选择简单的方法,因为越简单越容易控制。这又涉及另一个事实,即环节越多,越难以控制和成功,试想一下,如果一件事情有五个环节,即便每个环节我们都能够打90分,那在分总分的前提下,五个环节即便每个都能做到90分,最后还是意味着不及格,这是一个简单的数学计算。6、宣讲并执行(说清来龙去脉)分析并决策后,无论是向上汇报还是向下传达,都需要进行宣讲,而最终也都是要落地执行。向上汇报固然需要说明分析和决策的来龙去脉,向下传达同样需要进行详细的说明,团队的执行力更多时候来自于对行动的理解,不但需要理解怎么行动,更重要的是理解为什么采取行动,因为只有理解了为什么才能明确行动的结果,并建立信心。为此,清晰地宣讲十分关键,而宣讲的过程即说明来龙去脉,让听众能够理解分析过程和解决方案中的具体行动。7、跟进反馈,持续改善在执行过程中我们需要跟进反馈,并持续改善原有的解决方案,一个解决方案是否有效必须进行过程评估,而不能等到最终结果出现的时候,那样往往为时已晚,因此不断跟进和改善至关重要。这个跟进改善的过程可以借鉴PDCA戴明环的理论,但需要在实际工作中予以贯彻执行。PDCA戴明环:大部分管理人员可能都听说过戴明环,但在实际工作中往往不能彻底贯彻,究其原因还是缺乏过程统计,即整个工作过程无法形成记录,只有当结果出现的时候才知道正确与否,为此一个优秀的企业从其业务建立之初,就需要开展详尽的记录,甚至不过分的说,管理人员1/3的工作量都应该是收集记录,而另外2/3的工作量是思考分析和决策并贯彻执行。

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